Acta Académica, 73, Noviembre 2023, ISSN 1017-7507
La Adopción en Sede Notarial Notarial Adoption
La Adopción en Sede Notarial
Notarial Adoption
Jered Castillo-Torres*
Resumen
Como parte de los procesos no contenciosos en sede notarial, el Código Notarial habilita al notario para poder celebrar adopciones, sin embargo, el derecho de familia prevé más de un tipo de adopción. Entonces: ¿cuál o cuáles clases de adopción se podrán tramitar en sede notarial? ¿cuál es su procedimiento?, asimismo, ¿qué formalidades deberán cumplirse en el procedimiento de adopción notarial? Todas estas incógnitas sobre la adopción notarial se resolverán a lo largo de este artículo, en donde, de previo, se estudiarán otros temas necesarios para poder entender de una mejor forma a la adopción.
Palabras clave: ADOPCIONES - FAMILIA - FILIACIÓN - DERECHO DE FAMILIA - DERECHO NOTARIAL- -PROCESOS NO CONTENCIOSOS EN SEDE NOTARIAL.
Abstract
As part of non-contentious processes within the notarial sphere, the Notarial Code enables notaries to perform adoptions. However, family law encompasses more than one type of adoption. Therefore, what types of adoption can be processed through the notarial system? What is the procedure involved? What formalities must be fulfilled in the notarial adoption process? All these questions regarding notarial adoption will be addressed throughout this article, which will also cover other relevant topics necessary for a better understanding of this topic.
Keywords: ADOPTIONS - FAMILY - FILIATION - FAMILY LAW - NOTARIAL LAW - NON-CONTENTIOUS PROCEDURES IN NOTARIAL OFFICES.
Recibido: 11 septiembre 2023
Aceptado: 19 de octubre 2023
La familia y la Filiación
Previo a realizar el análisis de la adopción, se hablará brevemente sobre las figuras de la familia y de la filiación; elementos que hacen posible la existencia de este tipo de vínculo paterno filial.
Sobre la Familia
En la actualidad, cómo suele definirse a la familia se basa en dos rasgos característicos: la convivencia común de sus miembros y el nexo o vínculo entre ellos. Esto se refleja en definiciones, como la del Diccionario de la Real Academia Española (RAE), que menciona que la familia es un “1. Grupo de personas emparentadas entre sí que viven juntas” (RAE, 2022); asimismo, Arias (citado por CIJUL, p. 4, 2010) explica que la familia es el “núcleo social unido por vínculos de sangre o emergentes del matrimonio, que regularmente se halla sometido a una dirección única - padre, madre, abuelo, hermano mayor-, y cuyos miembros hacen, por lo general, vida permanente bajo un techo común”. Sin embargo, en un inicio, la conceptualización de la familia no reflejaba esta noción que actualmente tenemos.
Para la etimología, la palabra familia tiene sus orígenes en la Antigua Roma. En este momento histórico, se conoce que existían varias clases sociales, entre las cuales se ubicaban los siervos y los esclavos, conocidos por los romanos mediante la palabra en latín “famulus”; a su vez, para poder referirse al conjunto de siervos y esclavos, que eran propiedad de algún pater familias, se utilizaba la palabra “familia”. De este modo, el concepto primigenio de familia no tenía relación alguna con la convivencia o los vínculos de parentesco o consanguíneos propios de la familia moderna. Posteriormente, la esposa e hijos del pater familias también formaron parte de la familia romana, puesto que también eran vistos como propiedad de este, surgiendo así lo que en doctrina se conoce como la “gran familia”.
Con el paso del tiempo, la familia fue evolucionando en cuanto a sus características y extensión, llegando hasta la versión actual, denominada por Guillermo Borda como la “pequeña familia”, la cual se compone únicamente por los padres y los hijos, con la finalidad de procrear -eventualmente-, educar a los hijos y ayudarse moral y espiritualmente entre sí (p. 17, 1993).
Hoy es posible decir que cada quien tiene su propia visión sobre la familia: algunos consideran que, además del vínculo entre los padres y los hijos, la familia se compone también por los ascendientes, descendientes y colaterales -definición amplia de la familia-; otros hacen énfasis en que la familia puede estar compuesta por una pareja de cónyuges, de convivientes o, incluso, por una sola persona y su hijo o hijos que están bajo su tutela; o, bien, hay algunos que prefieren brindar una definición más restringida de la familia, como sucede con el autor Cicu (citado por CIJUL, p. 3, 2010), quien menciona que la familia “es un conjunto de personas unidas por un vínculo jurídico de consanguinidad o afinidad”.
Pero, sin importar los diferentes tipos de familia que tenemos en la actualidad, todas ellas gozan de una protección especial por parte del Estado, tal y como lo indica el artículo 51 de nuestra Constitución Política, en virtud de que la familia es el núcleo que permite la formación y el desarrollo humano.
Sobre la Filiación
Al igual que sucede con la familia, la palabra filiación tiene su origen en el latín, específicamente a partir de la palabra “filius”, que significa hijo. Para el derecho, la filiación es el vínculo jurídico que permite unir a los padres con sus hijos, del cual deriva una serie de derechos y deberes entre sí. Esta unión entre padres e hijos, que permite la formación de una familia, puede establecerse por medio de cuatro formas diferentes, las cuales están reguladas en el Código de Familia de Costa Rica (que en adelante se denominará C.F.): la filiación matrimonial, la filiación extramatrimonial, la filiación médicamente asistida y la filiación adoptiva.
A continuación, se proporcionará una breve definición de cada una de ellas, sin profundizar en su análisis, ya que, para los fines de esta investigación, se centra exclusivamente en el desarrollo de la figura de la adopción y su procedimiento en la sede notarial.
a. La filiación matrimonial (arts. 69 al 83 C.F.). Se considera hijo de matrimonio a todo aquel que nace o es concebido en el tiempo en que sus padres se encuentren casados entre sí. Esta situación se constatará por medio de ciertos parámetros objetivos, como el cumplimiento de los plazos de presunción de concepción, previsto en el artículo 69 C.F., así como la existencia de una mujer que haya dado a luz, la aplicación de la presunción “pater is est”, establecida en el artículo 70 C.F. y la observancia de ciertos requisitos que contribuyen a la formalización del nacimiento a nivel registral, entiéndase la expedición de la declaración de nacimiento y su debida inscripción en el Registro Civil, para así generar la partida de nacimiento respectiva.
b. La filiación extramatrimonial (arts. 84 al 99 del C.F.). Un hijo es extramatrimonial cuando sus padres no están unidos en matrimonio al momento de su nacimiento. En estos casos, el vínculo filial deberá establecerse, principalmente, a través de un trámite de reconocimiento.
c. La filiación médicamente asistida o artificial (art. 72, párrafo 3° del C.F. y Decreto Ejecutivo 39210-MP-S). Esta clase de filiación se produce a causa de una intervención médica, que puede ser llevada a cabo por medio de dos procedimientos: la fecundación in vitro (implantación de un óvulo fecundado con fuerzas genéticas en el útero) o la inseminación artificial (inseminación con esperma humano), tal y como detalla Trejos (p. 408, 2010) en su obra “Derecho de la Familia”.
d. La filiación adoptiva: Según Gerardo Trejos (p. 408, 2010), el vínculo paternofilial adoptivo “une a un individuo, a una o dos personas como consecuencia de una decisión de los tribunales”.
Generalidades de la Adopción
En virtud del capítulo anterior, queda claro que la familia se configura gracias a un lazo paternofilial, que puede generarse de cuatro formas, incluyendo la filiación adoptiva, la cual implica que esta relación se establece por decisión de los tribunales. Sin embargo, la adopción no está limitada exclusivamente al ámbito jurisdiccional. El ordenamiento jurídico permite la adopción a través de la vía notarial, pero en un caso específico. ¿Cuál es ese caso? Para obtener la respuesta, es necesario primero destacar ciertas características generales de la adopción para comprenderla mejor. Después de esto, se procederá con el análisis de la adopción a través de la vía notarial.
Sobre el Concepto de Adopción
A partir de las definiciones proporcionadas ut supra en relación con los diferentes tipos de filiación regulados por el derecho de familia costarricense, se puede inferir que tanto en la filiación adoptiva como en la filiación médicamente asistida, existe un denominador común: el hecho de que el vínculo paterno-filial se establece a través de una intervención externa, ya sea por parte del juez en el caso de la adopción o por un médico en el caso de la asistencia médica, y no como resultado directo de relaciones sexuales entre los padres, como ocurre en la filiación matrimonial y extramatrimonial.
Debido a esta particularidad, algunos autores, como García Cantero (citado por Trejos, p. 479, 2010), consideran la adopción como un “vínculo ficticio de filiación”. ¿Por qué? Precisamente porque el vínculo filial adoptivo se establece entre personas que no tienen una conexión biológica y por el simple cumplimiento de los requisitos legales, cuya observancia corresponde al juez o al notario verificar. Esto contrasta con la forma “usual o natural” de tener hijos y formar una familia. Esta concepción de la adopción también se refleja en el Diccionario de la Lengua Española de la RAE, que define adoptar como “Tomar legalmente en calidad de hijo a alguien que no lo es biológicamente.”
Por otro lado, hay quienes prefieren enfocarse más en la “parte sentimental” de la adopción; tal es el caso de la organización de Asesoría Costarricense para Familias Adoptivas [ACOFA], que define a la adopción como:
Proceso por el cual de forma integral los deseos y necesidades de las personas menores de edad con o sin vínculo consanguíneo, se unifican con los deseos de los adultos y estos crean un vínculo afectivo que amparados por la legislación local les permite constituirse como una familia, con los mismos deberes y derechos de una familia con hijos biológicos. (s.f.).
En el caso del Código de Familia, el legislador optó por un concepto que expresara la importancia social de la adopción, al mencionar en el artículo 100 que:
La adopción es una institución jurídica de integración y protección familiar, orden público e interés social. Constituye un proceso jurídico y psicosocial, mediante el que el adoptado entra a formar parte de la familia de los adoptantes, para todos los efectos, en calidad de hijo o hija (…).
Entonces, ¿por qué se considera a la adopción como una institución de protección familiar e interés social? En palabras del autor Gerardo Trejos (p. 481, 2010), mediante la adopción, los niños huérfanos o abandonados encuentran, dentro de una familia, la satisfacción de ciertas necesidades que no les brindan las instituciones en donde ellos se encuentran: “el amor y, sobre todo, el reconocimiento como un niño común y corriente, que es indispensable, sicológica y socialmente, para su seguridad”.
Finalmente, en virtud de la regulación existente sobre la adopción, podemos definirla como el procedimiento destinado a establecer un vínculo paterno-filial entre los adoptantes, que pueden ser una pareja o una sola persona, y el adoptado, ya sea un menor o un mayor de edad. Este vínculo se establece previo al cumplimiento de los requisitos establecidos por la ley, cuya verificación será llevada a cabo por los tribunales o, en ciertos casos, por un notario.
Efectos de la Adopción
Según lo establecido en el artículo 102 del Código de Familia, la adopción conlleva tres efectos inmediatos:
a) Establecimiento del vínculo filial entre los adoptantes y el adoptado, generando los mismos derechos y obligaciones que tienen los padres con sus hijos matrimoniales. Además, implica la consagración de un nuevo “status familiae”, es decir, el adoptado pasa a ser considerado un nuevo miembro de la familia paterna y materna.
b) Desvinculación con la familia consanguínea. Esto significa que los padres biológicos del adoptado ya no podrán exigirle obligaciones relacionadas con el parentesco, como la pensión alimentaria, y viceversa. El inciso b) del artículo 102 del Código de Familia busca prevenir el uso de la adopción como un medio para eludir las restricciones matrimoniales establecidas en el artículo 14 del Código de Familia, manteniéndolas vigentes incluso después de la separación con su familia consanguínea.
c) Uso de la patria potestad. Los padres adoptivos adquieren todos los derechos y responsabilidades derivados de la patria potestad sobre el adoptado, aunque esta facultad estará sujeta a las normas sobre su duración y suspensión establecidas en el Código de Familia.
Clases de Adopción
Cuando se habla de adopciones, usualmente se piensa únicamente en la adopción de menores de edad, ya que es quizás la más común. Sin embargo, tomando en cuenta la normativa nacional y la doctrina, existe más de una forma de categorizar la adopción. Entre estas categorías de adopción que se mencionarán a continuación, se explorará la única que se lleva a cabo ante un notario, lo que nos permitirá examinar el proceso de adopción en sede notarial.
a. Según las personas adoptantes. La adopción puede ser conjunta, cuando se solicita por ambos cónyuges o convivientes, siempre y cuando tengan un hogar estable en donde vivan juntos y actúen de común acuerdo, tal y como lo indica el artículo 103 del C.F. Por otro lado, será individual cuando el deseo de prohijar proviene de una sola persona, entendida esta como una persona soltera o que se encuentre dentro de los supuestos previstos por el artículo 108 del C.F.: una persona casada o en unión de hecho que obtenga el asentimiento de su pareja o, incluso, podría ser sin la necesidad de dar esta voluntad cuando el consorte se encuentre en estado de enajenación mental, declarado en estado de interdicción, ausente o muerto presunto, y también cuando la pareja tenga más de dos años de estar separados de hecho o judicialmente.
b. Según el lugar donde se ubique el adoptado. Una de las premisas fundamentales de la adopción es que, en primer lugar, se busque ubicar a toda persona adoptable en un hogar nacional (adopción nacional). En caso de que esto no sea factible, como medida subsidiaria, se considera la adopción internacional, siempre y cuando exista un interés por parte de adoptantes extranjeros que no tengan domicilio en Costa Rica, y se cumplan los requisitos específicos de esta modalidad de adopción, que se encuentran contemplados en los artículos 109 bis y 112 del Código de Familia
c. Según el motivo de la adopción. Este tipo de clasificación no está previsto en la normativa legal, sino que es una categorización que se encuentra en la doctrina. La adopción es tradicional, cuando la pareja decide prohijar en virtud de su imposibilidad para procrear; la adopción es preferencial cuando se decide adoptar independientemente de temas relacionados con la infertilidad (Eguiluz, 2003, citado por ACOFA).
d. Según la persona que se adoptará. La presente categoría alude a lo que el artículo 109 del C.F. denomina como “personas adoptables”. Dice la norma que se podrán adoptar menores de edad declarados judicialmente en estado de abandono (la declaratoria de abandono tiene la finalidad de desvincular al menor de edad de sus padres biológicos y su patria potestad, para sustituir este vínculo consanguíneo por uno adoptivo. La declaratoria de abandono es exclusiva para menores de edad, no aplica para las adopciones de mayores de edad), hijos menores de la pareja, menores entregados voluntariamente por sus padres ante el juez, cuando medien causas justificables y razonables para ello, y mayores de edad.
De entre todas las clases de adopción mencionadas previamente, la adopción de mayores de edad es la única que podrá ser tramitada en una sede notarial. La razón se explicará en el próximo capítulo.
La Adopción en Sede Notarial
Procedencia de la Adopción Notarial
El artículo 129 del Código Notarial (C.N.) enumera, de forma taxativa, aquellos procesos no contenciosos que podrá llevar a cabo el notario. En lo que respecta a nuestro tema de interés, dicha norma permite llevar a cabo adopciones de manera opcional, siempre y cuando no involucren a menores de edad, personas incapaces o controversias entre los interesados (dichas situaciones de controversia no podrán presentarse al inicio ni durante procedimiento de adopción; de lo contrario, el notario no podrá seguir tramitándolo y deberá remitir el expediente al tribunal competente).
Aunque este artículo no lo mencione explícitamente, al prohibirse la presencia de menores de edad en procesos no contenciosos en sede notarial, podemos inferir que el notario solo podrá tramitar adopciones de mayores de edad, ya que en los demás casos estarían involucrados menores de edad. Además, existe otra razón que impide al notario autorizar adopciones de menores de edad, y es la necesidad de proteger el principio del interés superior del menor, cuya garantía recae exclusivamente en manos del juez. Esto se deriva de la protección especial que el Estado debe otorgar a los menores de edad de acuerdo con la disposición constitucional establecida en el artículo 51 de la Constitución Política.
En relación con este tema, es importante recordar que los Lineamientos para el ejercicio y control del servicio notarial (que en adelante se conocerán como LPECSN), en su artículo 59, hacen hincapié en la obligación del notario de abstenerse de llevar a cabo procesos que no le estén permitidos según la ley. Las adopciones de menores de edad están reservadas para los Tribunales de Justicia, como se establece en el artículo 60 de la Constitución Nacional.
Así las cosas, habiendo explicado cuál es la única clase de adopción que puede celebrar el notario, se procederá a analizar los requisitos y el procedimiento a seguir para la adopción de una persona mayor de edad en sede notarial.
Requisitos para Adoptar y Ser Adoptado
Antes de continuar, es importante recordar que siempre que el notario necesite tramitar algún proceso no contencioso, debe seguir la normativa aplicable al caso en concreto, de modo que todo lo actuado tenga la misma validez que en sede judicial. Esto está de acuerdo con lo dispuesto en los artículos 130, párrafo 2°, y 133 del Código Notarial, así como en los artículos 56 y 63 de la Ley del Notariado Público del Estado. Por lo tanto, el notario deberá cumplir con toda la regulación relativa al procedimiento de adopción establecida en el Código de Familia.
a. Requisitos para adoptar. Quien desee adoptar debe cumplir una serie de requisitos generales establecidos en el artículo 106 del Código de Familia. Estos requisitos son los siguientes: tener capacidad plena para ejercer sus derechos civiles, ser mayor de veinticinco años en caso de adopción conjunta. Es suficiente con que alguno tenga esa edad y sea al menos diez años mayor que el adoptado mayor de edad. Además, el adoptante debe ser de buena conducta y reputación, cualidades que deben ser demostradas mediante pruebas y “poseer condiciones familiares, morales, psicológicas, sociales, económicas y de salud, que evidencien aptitud y disposición para asumir la responsabilidad parental”. Además de lo anterior, se debe revisar que la persona adoptante no se encuentre dentro de las cuatro causales previstas en el artículo 107 del C.F., que impiden adoptar cuando no se tenga el asentimiento del consorte, salvo los supuestos de excepción de la adopción individual previstos en el artículo 108 del C.F., mencionados ut supra, cuando se trate de tutores o garantes y no se hayan aprobados sus cuentas finales de administración, esto con el objetivo de que, por ejemplo, el tutor o garante, con la adopción, busque el “perdón de la deuda” ante una mala administración de la tutela o salvaguarda. Por otro lado, si el adoptante es mayor de sesenta años, salvo que sea lo más conveniente para el adoptado, si tiene una buena condición física, mental y económica, la adopción podría darse y cuando se trate de una persona que haya sido suspendida o privada del ejercicio de la patria potestad.
b. Requisitos para ser adoptado. Para adoptar un mayor de edad, el inciso b) del artículo 109 del C.F. solo exige dos requisitos: el cumplimiento de un plazo de convivencia de mínimo seis años (el establecimiento de estos plazos no es mero capricho del legislador: esta exigencia pretende evitar que la adopción se convierta en algún tipo de mecanismo de burla para obtener algún beneficio migratorio), el cual se reducirá a tres años si quienes los pretenden adoptar son sus familiares hasta el tercer grado de consanguinidad y la demostración de que, durante ese plazo, hubo un comportamiento familiar o afectivo hacia el adoptado, con el objetivo de constatar que existe una verdadera intención, por parte de los adoptantes, de querer que el adoptado pase a ser oficialmente parte de su familia.
Sobre el Inicio del Procedimiento de Adopción en Sede Notarial
Si bien, antes de proceder a la adopción, el Código de Familia exige que se hayan completado previamente los trámites de declaración de adoptabilidad y la declaratoria de abandono, en el caso de adopción de mayores de edad, nos enfocaremos directamente en el procedimiento de adopción, ya que las etapas previas mencionadas solo son aplicables para los menores de edad.
Uno de los principios que rige la materia notarial es el principio de rogación, el cual establece que la actuación del notario solo procede ante solicitud de algún interesado. Por lo tanto, para que el notario pueda llevar a cabo una adopción, es necesario que haya una solicitud de intervención notarial, en este caso, conocida como solicitud de adopción, presentada por aquellos que tengan un interés legítimo. De acuerdo con el artículo 126 del Código de Familia, los interesados en este proceso son los adoptantes y el adoptado. Esto se debe a que, dado que el adoptado es mayor de edad, también debe expresar su consentimiento en la realización de este acto. Junto con esta solicitud, deben presentarse una serie de datos y documentos (se omitirán aquellos requisitos y documentos que contempla la norma para los demás tipos de adopción y que no aplican para la adopción de mayores de edad, por estar relacionadas a temas de la adopción internacional o de trámites que son propios de la adopción de menores de edad).
Datos que deberá contener la solicitud de adopción, según el artículo 127 del CF:
a) Nombre, edad, nacionalidad, estado civil, profesión u oficio, número de cédula (…), domicilio y residencia habitual tanto del adoptante como del cónyuge que deba dar su asentimiento (aunque la norma no lo menciona, se deberá entender como incluidos también a quienes se encuentren en una unión de hecho); b) Nombre, edad, nacionalidad, domicilio y residencia habitual del adoptando; (…); d) Descripción de los hechos que motivan o justifican la adopción, con indicación de la prueba pertinente y los fundamentos de derecho; e) Lugar para recibir notificaciones.
Documentación que deberá aportarse a la solicitud de adopción:
(…) b) Certificaciones de nacimiento de los adoptantes y del adoptando; c) Certificación de matrimonio de los adoptantes o del estado civil del adoptante, si la adopción es individual (en virtud de la resolución de la Sala Constitucional No. 7521-01 de las 14:54 horas del 1 de agosto de 2001, si se trata de una pareja en unión de hecho, deberán presentar el reconocimiento que el Tribunal emita al efecto); d) Certificado reciente de salud de los adoptantes; e) Inventario, si el adoptando tiene bienes o, si no los tiene, la certificación respectiva; f) Certificación de cuentas finales de administración del tutor o el depositario judicial, aprobada por el Juez competente, cuando proceda; g) Certificación de salario o de ingresos de los adoptantes; h) Certificación del Registro Judicial de Delincuentes, expedida a nombre de los adoptantes o del órgano competente en el caso de los extranjeros (…).
El notario tiene la responsabilidad de notificar a los interesados en caso de que estos omitan proporcionar algún documento o información requeridos por la normativa, de acuerdo con lo estipulado en el artículo 129 del Código de Familia.
Formalidades Generales de todo Proceso no Contencioso en Sede Notarial
Antes de continuar con la explicación del procedimiento de adopción de mayores de edad en una sede notarial, es fundamental recordar los aspectos formales requeridos tanto por el Código Notarial como por los Lineamientos para el ejercicio y control del servicio notarial para la tramitación de todos los procesos notariales no contenciosos.
La regla general es que todas las actuaciones se considerarán de carácter extraprotocolar, por ello, el notario deberá conformar un expediente en donde se plasmarán las actuaciones dentro del procedimiento; salvedad hecha de aquellos actos o contratos que deban documentarse protocolarmente para adquirir validez en oficinas públicas o porque así lo exija de ley (arts. 130 CN, pár. 1° y 62 LPECSN). Si efectivamente se requiere la protocolización de piezas del expediente tramitado, los honorarios por esta gestión se cobrarán por aparte (art. 70 LPECSN).
El deber del notario de conformar el expediente comienza cuando los interesados presentan la solicitud de adopción, la cual debe ser registrada en un acta y ser la primera actuación que conste en el expediente. Los tribunales de justicia han enfatizado la importancia de que el notario mantenga un alto grado de organización al conformar el expediente. Parte de esta organización implica que la solicitud de intervención notarial sea lo primero que se encuentre en el expediente. Un ejemplo de esta necesidad de organización se puede observar en la sentencia N° 203 del Tribunal Disciplinario Notarial de las trece horas diez minutos del dieciséis de octubre del dos mil veinte. En el contexto de un proceso sucesorio notarial, se menciona lo siguiente:
(…) el notario no cumplió la normas de procedimiento expreso, que norma contenida en el artículo 130 del Código Notarial, pues es evidente que la actuación en este tipo de actos debe iniciar con la rogación pues un elemento esencial de la función notarial el actuar a petición de parte, lo que es expresamente requerido en la norma procedimental de este tipo de actuación, siendo que de la prueba aportada a litis, se evidencia que el documento intitulado “Acto inicial de Apertura” responde al nombramiento de Albacea Provisional, y no a la solicitud rogada de la parte legitimada para solicitar sus servicios (…).
Es decir, debe tener un número de consecutivo conformado por el número de expediente que lleva elaborado el notario al momento y el año.
Ahora bien, ¿cómo debe ser ese expediente? El artículo 68 LPECSN dice que será compuesto por:
Una carátula con las partes intervinientes, un primer folio con un índice de actuaciones del notario, los folios con las actuaciones, cualquier otro documento agregado a los autos y una contratapa. La carátula y la contratapa deberán ser de cartulina gruesa y seguir las disposiciones del Archivo Judicial.
Los expedientes deberán ser numerados (art. 131 CN), es decir, debe tener un número de consecutivo conformado por el número de expediente que lleva elaborado el notario al momento y el año, y deben ser de tamaño legal. Se utilizará papel de seguridad para la elaboración del expediente, pero se aceptará el papel común únicamente para escritos presentados por las partes, peritos o terceros, siempre y cuando no contengan piezas protocolizadas ni constituyan actuaciones notariales (art. 65 LPECSN).
Sobre la Posibilidad de Nombrar Peritos
Continuando con la línea procedimental que contempla el Código de Familia para la adopción, en principio, parece que el notario debe nombrar peritos para determinar la conveniencia de la adopción. No obstante, existe duda en cuanto a la verdadera necesidad de esto, ya que el artículo 130 CF indica lo siguiente:
Recibida la solicitud, el Juez nombrará a los peritos para que efectúen un estudio sicológico y social de la persona menor de edad y de los adoptantes, con el fin de constatar la necesidad y la conveniencia de la adopción y la aptitud para adoptar y ser adoptado. Los estudios se realizarán dentro de los quince días posteriores a que los peritos acepten el cargo. Este trámite se omitirá cuando, a criterio del Juez, la autoridad administrativa competente haya realizado esos estudios (…)
Lo subrayado no es parte del texto original.
Basándonos en lo estipulado en el segundo párrafo del artículo que estamos analizando, podemos inferir que los estudios psicológicos y sociales a los que se hace referencia en la norma se refieren a aquellos que se realizan como parte del proceso de la declaratoria de adoptabilidad. Como se ha mencionado previamente, este proceso no se aplica a la adopción de mayores de edad.
Sin embargo, se ha dicho que el nombramiento de peritos será optativo en caso de adopciones de mayor de edad, por lo que quedará a discreción del notario en caso de que requiera de más pruebas para determinar la procedencia de la adopción. Si es el caso, el nombramiento del perito deberá cumplir con las reglas previstas por la normativa notarial (arts. 136 CN y 68 LPECSN), en síntesis, se requerirá nombrar un perito idóneo (competente para el caso y debidamente incorporado y habilitado), que no tenga relación con el notario (hasta por el tercer grado de consanguinidad o afinidad, o que no sea su empleado) y cuyos honorarios sean pagados con base en las tarifas fijadas por la Corte Suprema de Justicia, y el informe deberá rendirse en el plazo de quince días posteriores a que los peritos acepten el cargo, tal y como dice el mismo artículo 130 C.F. Para la realizar esta gestión, el notario deberá comunicar al perito la ubicación de su notaría para que este pueda apersonarse y realizar lo encomendado, pues así lo establece el artículo 69 LPECSN, sobre las audiencias a partes, peritos o terceros.
Aviso de la Solicitud de Adopción Notarial
Presentada la solicitud de adopción en forma, indica el artículo 131 C.F que se deberá publicar en el Boletín Judicial un aviso sobre esta solicitud, concediendo cinco días a todos los interesados para alguna eventual oposición, la cual deberá motivarse por escrito y acompañarse de prueba que fundamente lo manifestado.
En caso de interponerse alguna oposición, el notario deberá resolverla en un plazo de cinco días. Si se admite alguna oposición, el escribano no podrá continuar con el trámite del asunto por existir contención, por lo que deberá remitir el expediente al tribunal judicial competente, so pena ser juzgado y sancionado por delito de usurpación de autoridad (arts. 134 CN; 59 y 72 LPECSN).
Comparecencia Oral
Una vez que el aviso ha sido publicado sin recibir oposiciones, o una vez que estas han sido resueltas, y habiendo concluido la fase de examinación pericial, en caso de ser necesaria, procederemos con la comparecencia oral, tal como lo establece el artículo 132 del Código de Familia. Esta comparecencia oral debe llevarse a cabo en un plazo que no exceda los cinco días, contados a partir de la finalización de las dos etapas mencionadas anteriormente.
En esta fase, todos los interesados, es decir, los adoptantes y el adoptado, comparecen para que el notario les explique en una sola audiencia los deberes y derechos que asumirán con la adopción. El propósito de esta comparecencia es asegurarse de que, una vez que estén informados, los adoptantes expresen su aceptación para establecer, desde un punto de vista legal, el vínculo filial adoptivo. Una vez que se haya completado este proceso, se redactará un acta que registre lo expresado durante la comparecencia, y esta acta deberá ser firmada por todos los comparecientes.
La Terminación del Proceso de Adopción Notarial y sus Efectos
Una vez concluida la comparecencia mencionada, el notario procederá a autorizar la adopción. De acuerdo con lo dispuesto en los artículos 138 del Código de Familia y 80 de la LPECSN, la adopción debe ser registrada en el Registro Civil para que surta los efectos legales deseados.
Para llevar a cabo la inscripción de la adopción, la autorización se plasmará en una escritura pública. A partir de esta escritura, se extenderá un testimonio que se presentará al Registro Civil para su inscripción. La inscripción en el Registro Civil deberá llevarse a cabo dentro de los ocho días hábiles siguientes a su presentación.
El artículo 138 del Código de Familia continúa especificando que esta inscripción “se anotará en el margen del asiento de nacimiento del adoptado, en el registro de nacimientos” (Esto es así, en virtud de lo contemplado por el artículo 43 de la Ley Orgánica del Tribunal Supremo de Elecciones y del Registro Civil, que establece que: “(…) se anotarán al margen del respectivo asiento, (…) las adopciones (…)”.) Esto implica que los nombres y apellidos de los padres consanguíneos serán reemplazados por los de los padres adoptantes. Asimismo, se requerirá realizar anotaciones en el margen de ambas inscripciones, la antigua y la nueva, con el fin de relacionar ambas y cancelar la original. Una vez completada esta inscripción, la adopción surte efectos legales a partir de la fecha de la resolución que la autoriza.
Como último aspecto, hay que recordar que la conclusión de todas las etapas previstas en la norma para este proceso no contencioso notarial de adopción dará lugar al deber del notario de dar por concluido el expediente y, aunque los artículos 80 LPECSN y 131 CN establezcan que se debe remitir al Archivo Judicial, en la práctica, el Consejo Superior Notarial de la D.N.N., mediante el acuerdo número 2020-002-009 (2020), indica que el escribano debe custodiar y resguardar el expediente.
Sobre los Costos y la Duración del Proceso de Adopción Notarial
Quien tenga interés en tramitar una adopción en sede notarial, debe tomar en consideración los siguientes costos: a) Honorarios. De conformidad con los artículos 137 CN y 64 LPECSN, el notario tendrá derecho a los mismos honorarios que perciben los abogados por el trámite del asunto en la vía judicial. Según el artículo 49 del Arancel de honorarios por servicios profesionales de abogacía y notariado, para el caso de procesos judiciales de adopciones, “los honorarios mínimos serán de ciento ochenta y un mil quinientos colones”.
Además de los honorarios del notario, habrá que tomar en consideración los del eventual perito que pueda nombrar el escribano, cuya tarifa será igual a la que fija la Corte Suprema de Justicia para sus peritos. También, se deberá cobrar por la protocolización de la adopción, necesaria para extender el testimonio que servirá para la inscripción en el Registro Civil, que será un total de sesenta mil quinientos colones, según el artículo 70 del Arancel. Por su parte, el proceso notarial de adopción estará exento del Timbre del Colegio de Abogados, por tratarse de la materia de familia (art. 102 del Arancel).
b) Publicación del aviso en el Boletín Judicial. La publicación del aviso de la solicitud de adopción en el Boletín Judicial tiene un costo que, de acuerdo con la página web de la Imprenta Nacional de Costa Rica, será de aproximadamente ¢66 por centímetro cuadrado más timbres.
c) Certificaciones. Se incluyen también, como parte de los costos, el de las distintas certificaciones que hay que aportar dentro de la solicitud de adopción: certificaciones de nacimiento, de matrimonio, de salud, de salario o de ingresos, del Registro Judicial de Delincuentes (hoja de delincuencia), entre otras.
d) La inscripción. Según se indica en el portal web del Tribunal Supremo de Elecciones, el trámite de inscripción de la adopción es un servicio totalmente gratuito.
Ahora bien, sobre la duración, en vista de los plazos establecidos por el Código de Familia para el desarrollo del procedimiento de adopción, se puede concluir que este proceso podría tener una duración mínima de treinta días.
Referencias
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* Licenciado en Derecho por la Universidad Autónoma de Centro América. San José, Costa Rica. Correo electrónico: jerct2404@gmail.com